Intranety nie sú mŕtve! Vstali z popola vo forme moderných webových aplikácií.

Väčšina z vás sa už určite s intranetom stretla. Skúsenosť s ním však nemusela byť veľmi príjemná. Neprehľadná spleť odkazov, strašidelný vzhľad a k tomu všetkému nepríjemná povinnosť ho pravidelne navštevovať.

Časy, keď boli intranety postrachom zamestnancov, sú už, našťastie, preč. Novodobý intranet nestraší, ale pomáha. Má vzhľad kvalitnej webovej stránky a pri prezeraní na mobile sa ponáša na mobilnú aplikáciu.

Ako robíme intranety my?

Intranetové aplikácie boli dlhodobo doménou výhradne programátorských firiem. Dáta, previazania i funkcie v intranete už mali, ale na použiteľnosť, grafickú príťažlivosť a efektívnosť pri práci firmy nekládli dôraz. My sme iní. Berieme intranet ako každú inú verejnú webovú stránku. Musí totiž zákazníka, v tomto prípade zamestnanca, uspokojiť - ponúknuť mu čo najrýchlejšie presne to, čo hľadá. Keďže máme vo firme vlastný dizajnérsky tím a nad každým webom premýšľame aj z hľadiska UX (user experience), vytvoriť presne taký intranet pre nás nebolo až také ťažké. A tadáááááá náš intranet bol na svete.

Vyhľadávanie v menu. Viete, že niekde v menu sú ukryté informácie o BOZP, ale už si nepamätáte kde? Stačí do menu napísať „BOZ“ a správny odkaz sa vám automaticky ukáže.

Intranet staviame na overenom riešení

Riešenie je postavené na rokmi overenom open source základe – systéme SilverStripe, v ktorom tvoríme už od roku 2008. Riešenie pochádza z Nového Zélandu (mimochodom, tam je odporúčanou platformou na vývoj webových aplikácii vo verejnom sektore). Ide o modulárne, ľahko rozšíriteľné riešenie na správu webového obsahu. To isté riešenie využívame aj na tvorbu štandardných webových stránok. SilverStripe je skvelý nástroj, ktorý si vieme prispôsobiť a dorobiť aj na vlastné potreby, ako aj potreby našich zákazníkov.

Administrátor vytvorí formulár s presne takými políčkami, aké potrebuje. Zamestnanec žiadosť vyplní a odošle. O žiadosti je automaticky notifikovaný aj vedúci, prípadne iná osoba/skupina definovaná administrátorom. Ten potom priamo cez e-mail žiadosť buď schváli, alebo zamietne. Po schválení je notifikovaný zamestnanec, ktorý má daný typ žiadosti na starosti z administračného a následne ju spracuje.

Najskôr sme vytvorili jednoduché moduly pre našu internú potrebu. Riešenie použil a značne rozšíril pre svoje potreby aj náš zákazník – spoločnosť M2M Solutions (40 zamestnancov), ktorý v tomto systéme riešil značnú časť firemných procesov. Keď sme naše a to ich riešenie dali dokopy, vznikol systém, ktorý bol po istých úpravách nasaditeľný vo firme Váhostav s 500 zamestnancami a neskôr aj v Industry Solutions s necelou stovkou zamestnancov. Modul Kapacitného plánovania využíva aj Matador Automotive.

Ku každej stránke môžu byť pridané s ňou súvisiace widgety. Tie si pre svoju potrebu môžu zamestnanci prispôsobiť. Veľa akcií sa vykonáva cez AJAX, takže sa výsledok spracuje okamžite a nemusíte čakať, kým sa načíta celá stránka.

Základom systému sú tieto moduly a funkcie:

a) moduly na sprostredkovanie obsahu zamestnancom (aktuality, kalendárové udalosti, blog i obyčajné textové stránky návody, správy). Ku každej stránke môžu mať prístup konkrétni zamestnanci alebo len určité skupiny presne podľa potreby.

b) modul na správu dokumentov (žiadosti, správy a pod.) – DMS – Document Management System

c) pokročilé vyhľadávanie – nielen v stránkach, ale aj dokumentoch

d) modul na autentifikáciu a správu užívateľov i skupín prostredníctvo firemného LDAP/Active Directory servera (spravili sme synchronizáciu užívateľov aj voči systému Human)

e) moduly na správu majetku, BOZP a podobné evidenčné moduly

f) pokročilý modul na kapacitné plánovanie (presúvanie zamestnancov drag&drop)

g) modul na zdieľanie akýchkoľvek zdrojov (firemné autá, zasadačky)

h) modul na generovanie online formulárov s prispôsobiteľným postupom spracovania konkrétneho typu žiadosti